Hij of zij zal de vergadering leiden en faciliteren en is daarmee verantwoordelijk voor een goed lopende vergadering. Voor het slagen van de vergadering is het cruciaal dat de juiste persoon als voorzitter wordt aangewezen. Maar wat is nu precies zijn rol?
Voorbereiden vergadering
De voorzitter verstuurt, tijdig, de uitnodiging voor de vergadering. Bij deze uitnodiging kan hij de notulen van de vorige vergadering meesturen en uiteraard ook de details van de nieuwe vergadering zoals datum, tijdstip, agenda en vergaderlocatie.
Ook zal hij of zij vragen of er nog punten ter inbreng zijn. Betreft het een vergadering op een externe locatie dan zal hij of zij ook de details van deze locatie meesturen. Lees meer tips voor een succesvolle vergadering.
Leiden van vergadering
De leider van de bijeenkomst start en eindigt de vergadering waarbij hij de agenda en de tijd die voor elk agendapunt staat goed in de gaten zal moeten houden. Hij beheert de tijd van de vergadering.
Regels en orde van de vergadering
Nog één van de taken van een voorzitter is het bewaken van het handhaven van de regels en de orde tijdens een vergadering. Deze rol is misschien wel één van de lastigste taken, immers; iedereen moet zijn of haar woordje kunnen doen, heftige discussies moeten in goede lanen geleid worden en ook degene die zich niet zo goed durft te uiten moet de kans krijgen om z’n mening te uiten.
Naast het bewaken van de orde is het dus een belangrijke verantwoordelijkheid van de voorzitter om een veilige omgeving te creëren waarin iedereen zich prettig voelt.
Besluitvorming vergadering
Na ieder agendapunt zal de voorzitter kort samenvatten wat er besproken is en welke conclusies en besluiten er genomen zijn n.a.v. dit agendapunt. Mochten er actiepunten uit een agendapunt voortvloeien dan benoemt de voorzitter deze en hangt daar ook een tijd aan, waarin het actiepunt afgewerkt moet worden.
Notulen vergadering
De notulen worden door de voorzitter gemaakt of de voorzitter wijst een notulist aan. Er is een nauwe samenwerking tussen voorzitter en notulist, waarbij nodig de voorzitter de notulist de juiste aanwijzingen geeft zodat de conclusies van discussies en eventuele actiepunten op de juiste manier geïnterpreteerd worden.
Afronden of afsluiten van de vergadering
Zoals gezegd, de voorzitter beheert de tijd van de vergadering. Dit houdt ook in dat hij of zij de vergadering tijdig afrondt waarbij hij nogmaals in het kort de conclusies benoemt en eventueel alvast een tijdstip bepaalt voor een vervolg op de vergadering.
Belangrijke vaardigheden en kwaliteiten van een effectieve voorzitter
1. Goede communicatie
De belangrijkste kwaliteit van een goede voorzitter is dat hij over goede communicatieve vaardigheden beschikt. Hij of zij moet zelf goed kunnen spreken maar daarnaast is het ook belangrijk dat hij goed kan luisteren. Hij moet goed kunnen samenvatten en in staat zijn om ieders mening om te zetten naar een bijdrage van de vergadering.
2. Time management
De voorzitter zorgt voor een soepel lopende vergadering waarbij hij de tijd goed in de gaten houdt. Als een agendapunt meer tijd vraagt dan gepland zal hij of zij daar in zijn timemanagement rekening mee moeten houden, door een ander agendapunt, waar mogelijk, in te korten. Daarbij is het ook belangrijk dat er overleg plaatsvindt met de deelnemers als er behoefte is om een agendapunt uit te diepen. Blijft één bepaald agendapunt constant terugkeren tijdens de vergadering, dan is het soms goed om hier apart een vergadering voor te plannen.
3. Leidinggevende capaciteiten
Een goede voorzitter heeft goede leidinggevende capaciteiten. Dit houdt in dat hij voor iedereen een luisterend oor heeft en dat hij de deelnemers weet te motiveren en of te inspireren. Iedereen voelt zich gehoord tijdens de vergadering.
4. Gestructureerd
Bij het opstellen van de agenda is het fijn als de voorzitter organisatorisch en gestructureerd is. Hierdoor kan er een duidelijke agenda gemaakt worden en kan een gestructureerde agenda voor een duidelijke en logisch opgebouwde vergadering zorgen, zodat alle belangrijke zaken aan bod komen.
5. Goede conflicthantering
Een goede voorzitter moet een conflict juist kunnen hanteren waarbij hij een compromis moet kunnen maken. Als er conflicten ontstaan dan is de voorzitter degene die een oplossing moet vinden waarvan alle verschillende partijen weer gelukkig worden.
Het is duidelijk dat een goede voorzitter erg belangrijk is voor het slagen van een vergadering.
Hij of zij kan goed organiseren, leiden en communiceren. Daarnaast moet hij in staat zijn te compromissen. Op deze manier kan hij de groep motiveren en kan de vergadering de doelen bereiken waar men vooraf op gehoopt had ter bereiken.
Deelnemers aan het werk
De voorzitter moet weten dat hij een dienende rol aanneemt tijdens de vergadering. De deelnemers moeten eigenlijk het werk doen. Een goede voorzitter is minder aan het woord dan de deelnemers en betrekt alle deelnemers bij het gesprek.
Als de voorzitter besluit om te kiezen voor een externe locatie dan zijn daarbij bepaalde aspecten die hij of zij soms belangrijk vindt. Zo is een vergadering voorbereiden belangrijk.
Vergaderen bij Wiendsels
Een belangrijk aspect waarom voor Wiendsels gekozen wordt is de rust, privacy en de huiselijke sfeer. Zo blijkt buitenshuis vergaderen ook effectiever. Deze kenmerken zorgen ervoor dat de deelnemers zich van de vergadering zich veilig voelen en niet bang zijn om hun mening te profileren. Dit kan goed helpen bij het nemen van belangrijke beslissingen en bijdragen aan een succesvolle vergaderervaring.
