Vergaderen voor introverte mensen. Een introvert persoon communiceert anders dan zijn extraverte collega en dus is het goed je te verdiepen in wat het verschil kan betekenen voor een deelname van deze twee persoonlijkheden in een vergadering.
Extraverte mensen zijn niet bang om hun mening te geven tijdens een vergadering, zij hakken snel knopen door, ze zijn geneigd de discussie naar zich toe te trekken en denken vaak hardop. Daardoor ben je als voorzitter geneigd meer aandacht te besteden aan deze persoonlijkheid waardoor de capaciteiten van een introvert iemand vaak onderbelicht blijven.
Introverte mensen zijn namelijk vaak wat stiller, bedachtzamer, hakken pas knoppen door na een langer denkproces en vaak wordt hun zwijgen gezien als niet betrokken of saai. Introverte mensen stellen wel vaker vragen, zij luisteren vaak beter, kunnen zich beter concentreren en zijn inhoudelijk vaak goed op de hoogte.
Voorbereiding van de vergadering
Bij het voorbereiden van een vergadering moet je je als voorzitter er bewust van zijn, dat je de agenda/agendapunten tijdig verstuurd. Het liefst een paar dagen voor de vergadering. Op deze manier heeft de introverte collega genoeg tijd om zijn mening te vormen.
Zij zijn bedachtzamer en hebben daarom meer denktijd nodig. Ook bij de keuze van een locatie, zal een rustige omgeving en een rustige vergaderlocatie gewaardeerd worden door de introverte collega.
Tijdens de vergadering
Een voorstelrondje zal een introvert iemand als verschrikkelijk ervaren. Denk daarom eens aan de opdracht om voorafgaand aan de vergadering iedereen een mindmap te laten maken. In de mindmap kan iedereen met een paar woorden iets over zichzelf kan zeggen. De deelnemers kunnen dan in tweetallen vragen aan elkaar stellen die iets over hen zeggen.
Belangrijk detail daarbij is dat introverte deelnemers liever schrijven dan spreken. Het grote voordeel is dat zij daarnaast de mindmap voor kunnen bereiden en ze hoeven niet zenuwachtig te worden omdat ze zichzelf moeten voorstellen aan de groep.
Ook bij de communicatie met een introvert persoon zul je rekening moeten houden met een aantal zaken. Geef de introvert tijd en ruimte om na te denken over zijn of haar standpunt. Overval hem of haar niet met een vraag. Houd de communicatie kort en bondig omdat introverte types vaak meer concreet zijn in hun taalgebruik.
Ruimte voor pauzes
Laat pauzes vallen waardoor de introverte collega tijd heeft om zijn of haar gedachte op een rij te zetten. Geef hem daarbij de ruimte om jouw woorden op de juiste manier te interpreteren. Een voorstel of verzoek kan het beste ingeleid worden, anders denkt de introverte collega misschien dat jou voorstel al een besluit is.
Las pauzes in zodat de introverte collega ruimte heeft om een besluit te vormen.
En heel belangrijk; geef iedereen de kans om te spreken. Introverte en extraverte deelnemers. Groepshoeve Wiendsels is bij uitstek een zakelijke vergaderlocatie waar niet alleen extraverte persoonlijkheden zich thuis voelen maar ook de introverte mensen voelen zich als een vis in het water.
De rust, de ruimte en de huiselijkheid zijn zaken die ze waarderen, waardoor ze zich thuis zullen voelen en zich daardoor net wat opener op zullen stellen. Bel ons gerust voor het maken van een afspraak!
