Het doel van vergaderen
Wat is succesvol vergaderen? Om te beginnen moet je je afvragen of de vergadering die je wilt houden echt noodzakelijk is. Niets is zo irritant als collega’s bij elkaar roepen zonder dat hier echt noodzaak voor is. Dit kost onnodig tijd en dus geld. Stel van te voren daarom een duidelijk doel vast.
De agenda die je ruim van tevoren rondstuurt, is goed voorbereid, logisch van opbouw en geeft hierbij een duidelijk kader en doel aan. Vergeet ook niet de tijdsduur te melden!
Goede voorzitter en notulist
Een goede leider die het vermogen heeft om overzicht te houden en in durft te breken bij een discussie is belangrijk voor het slagen van je vergadering. Dit is belangrijk voor succesvol vergaderen.
De voorzitter stuurt de vergadering, houdt de tijd goed in de gaten en geeft tijdens en aan het eind van de vergadering in duidelijke woorden de conclusies.
De notulist die je aanwijst, is in staat de zaken die besproken zijn kort en bondig te noteren. Het is dus handig als de notulist enigszins op de hoogte is van het onderwerp van de vergadering. Hij of zij moet de actiepunten noteren, wie er voor verantwoordelijk is en wanneer dit actiepunt afgewerkt moet zijn.
Misschien onnodig om te vermelden, maar ook het rondsturen van de notulen na de vergadering moet niet te lang op zich laten wachten: het moet nog vers in het geheugen liggen van de deelnemers. Zo hoort een goede afsluiter ook bij succesvol vergaderen.
De vergaderruime of locatie
Kies de juiste ruimte of locatie voor je vergadering. Intern of extern, binnen of buiten, groot of klein, met de juiste devices of gaat het een om een brainstorm waar juist externe prikkels vermeden moeten worden. Zorg ervoor dat er zo weinig mogelijk verstoringen zijn en dat de mobieltjes op stil staan.
Pauzes
In principe is een korte bondige vergadering altijd prettig. Maar soms zijn de zaken ingewikkeld en kost de bijeenkomst meer tijd.
Bij vergaderingen die langer duren dan 1,5 uur is het fijn als er een pauze ingelast wordt. De boog kan immers niet altijd gespannen zijn. Even tijd inlassen om wat te ontspannen zodat er straks weer gefocust kan worden. Haal een frisse neus, zorg voor een natje en een droogje en richt de aandacht even op wat anders.
Succesvol vergaderen: Last but not least
Extern vergaderen geeft een extra dimensie aan de vergadering. De bijeenkomst krijgt meer lading, de collega’s zullen zich niet zo snel afmelden, er is minder verstoring tijdens de vergadering en ook zijn de deelnemers zich meer bewust van het belang van de vergadering. Zo kan een vergadersessie op een externe vergaderlocatie ook bijdragen aan de teambuilding en de band tussen collega’s onderling.
Neem gerust contact met ons op voor de mogelijkheden!
Groepshoeve Wiendsels.
