Hoe leid ik een vergadering?
Het leiden van vergaderen is enorm belangrijk om de gestelde doelen te bereiken en daarnaast de samenwerking van een team of groep te bevorderen. Als een vergadering goed geleid wordt en wordt daarnaast de juiste professionele vergaderlocatie gehuurd dan kan dit de communicatie en productiviteit aanzienlijk verbeteren en daarnaast is er minder kans op conflicten. Zo kan een locatie buitenshuis erg helpen voor een frisse blik.
Tip 1: Goede voorbereiding
Zoals al eerder vermeld, een goede vergadering vraagt om een goede voorbereiding. Informeer de deelnemers (tijdig) zodat zij zich goed voor kunnen bereiden, maak een overzichtelijke agenda met duidelijke agendapunten structureer aan de hand van deze agenda de vergadering zodat de punten die prioriteit hebben ook als eerste aan bod komen.
Zorg ervoor dat de juiste ruimte beschikbaar is of ga tijdig op zoek naar een externe professionele vergaderruimte, waarbij je let op de juiste sfeer, rust en privacy.
Tip 2: Doelstellingen
Vraag je van te voren af wat je wilt bereiken met de vergadering. Wil je deze vergadering houden om een probleem op te lossen, moet er een misverstand uit de wereld geholpen worden of moeten er nieuwe plannen/ ideeën voor de toekomst gemaakt worden.
Tip 3: Tijd management
Door de vergadering effectief te leiden en de vergadering te structureren zorg je ervoor dat de vergadering op schema blijft. Tijd kost immers geld!
Aan het begin van de vergadering is het goed om de duur van de totale vergadering aan te geven en check bij ieder agendapunt of je nog op schema loopt. Op deze manier loopt de vergadering minder gauw uit en zorg je ervoor dat je alle agendapunten ook daadwerkelijk kunt behandelen. Zo kom je dichter bij een antwoord op de vraag: hoe leid ik een vergadering.
Tip 4: Inclusieve omgeving
Het is belangrijk om alle deelnemers actief te laten meedoen aan de vergadering. Ieders mening moet worden gerespecteerd.
Als leider van de vergadering zorg je ervoor dat iedereen naar elkaar luistert en dat de verschillende standpunten bij elkaar kunnen komen. Dit kan tot nieuwe inzichten komen die anders misschien over het hoofd waren gezien.
Tip 5: Leid de discussie
De discussies die in een vergadering kunnen ontstaan, zal je als leider in goede banen moeten leiden. Je moet voorkomen dat onnodige irrelevante onderwerpen aan bod komen en dat de deelnemers tijdens de discussie niet afdwalen naar bijzaken.
Dit kun je ook stimuleren door verhelderende vragen te stellen en diepgaande discussies aan te moedigen. Misschien ten overvloede; als leider spreek je duidelijk en geef je richting aan een stukje verwachtingsmanagement.
Tip 6: Visuele middelen
De visuele middelen kunnen helpen bij het vergroten van de betrokkenheid van de deelnemers. Als een onderwerp ingewikkeld is kan het helpen om moeilijke informatie te versimpelen of verduidelijken middels een diagram of presentatie.
Deze visuele middelen moeten wel relevant zijn en dienen ter ondersteuning van de discussie. Bij groepshoeve Wiendsels zijn zulke visuele middelen voor handen: bij de vergadertafel hangt een groot tv-scherm waar middels een HDMI kabel een presentatie op getoond kan worden.
Het scherm hangt op een goede hoogte zodat de presentatie (tot max 22 personen) voor alle deelnemers zichtbaar is. Daarnaast is er een iPad met Spotify aanwezig waarop een eigen muzieklijst kan worden afgespeeld. Uiteraard is er ook flip-over in groepshoeve Wiendsels.
Tip 7: Beheren van conflicten
Tijdens sommige vergaderingen kunnen de discussies hoog oplopen en daardoor kunnen er conflicten ontstaan die je misschien, van te voren, niet aan hebt zien komen.
Het is aan jou als leider om deze conflicten te beheren en glad te strijken. Belangrijk daarbij is dat je de verschillende meningen erkent en dat alle partijen ook de kans krijgen hun standpunt te delen en te verdedigen. Jou begeleiding, als leider, is hierbij van cruciaal belang.
Je begeleid de discussie en zorgt ervoor dat er uiteindelijk een oplossing op tafel ligt waar iedereen mee kan leven. Persoonlijke aanvallen en/of een negatieve sfeer moeten ten alle tijden voorkomen zien te worden.
Tip 8: Aanmoedigen
Actieve deelname van alle aanwezigen moet worden gestimuleerd. Je stelt daarom direct vragen en je betrekt de stillere deelnemers bij de discussie. Ook kun je hun vragen of zij misschien met een oplossing kunnen komen. Hierdoor leg je (te) dominante deelnemers het zwijgen op en bevordert de betrokkenheid van alle deelnemers.
Tip 9: Samenvatten
Aan het eind van de vergadering zul je als leider in een notendop de vergadering moeten samenvatten. Je benoemt de belangrijkste beslissingen, gevonden oplossingen, actiepunten en de vervolgacties die uit de vergadering naar voren zijn gekomen. Uiteraard bedank je alle deelnemers voor hun bijdrage, wijs de verschillende verantwoordelijkheden toe en je sluit de vergadering af op een positieve noot. Dit helpt bij succesvol vergaderen met je team.
Tip 10: Evaluatie en opvolging
Je zorgt ervoor dat na de vergadering de goede notitiepunten die gemaakt zijn, zo snel als mogelijk, omgezet worden in actiepunten. Als je dit kort na de vergadering ronddeelt staat het bij alle deelnemers nog vers in het geheugen en zijn ze eerder de geneigd de actiepunten af te werken. Je houdt goed in de gaten of de actiepunten inderdaad worden opgevolgd en je houdt het team op de hoogte van de vooruitgangen.
Ook is het goed om de bijeenkomst te evalueren.
Wat ging er goed, wat ging er fout? Verzamel hierbij de feedback van e deelnemers. Informeer of de externe locatie die jullie gehuurd hebben aan alle verwachtingen voldeed en of je deze locatie voor een volgende keer weer zal gaan huren. Al deze zaken kunnen ervoor zorgen om toekomstige vergaderingen in de toekomst nog beter te leiden.
Conclusie
Effectief leiderschap bij vergaderingen of bijeenkomsten zorgt voor productieve vergaderpraktijken. Het leiderschap vereist een combinatie van organisatie, communicatie maar zeker ook van empathie. Je stelt je gedurende de hele bijeenkomst open op, spreekt duidelijk en houdt goed in de gaten of iedereen aan het woord komt.
Negativiteit wordt in de kiem gesmoord, de rust en tijd wordt goed in de gaten gehouden en op zijn tijd is er tijd voor een grapje en wat ontspanning. Je creëert een inclusieve omgeving waarbij een juiste sfeer heel belangrijk is. Soms betekent dit dat een externe professionele vergaderlocatie, zoals Groepshoeve Wiendsels, bijdraagt aan de doelen en uitkomsten van de bijeenkomst. Uiteraard kun je dan altijd contact met ons op nemen om je wensen te bespreken.
