• Deutsch
  • English

Hoe maak je een effectief verslag van een vergadering?

Effectief verslag maken
Inhoud

Een verslag van een vergadering of een bijeenkomst is een schriftelijke samenvatting van hetgeen er tijdens de vergaderingen besproken is. Het maken van een effectief verslag is erg belangrijk want het bevordert de communicatie en de doelstellingen kunnen op een dergelijke manier bereikt worden.

In deze blog zullen we bespreken hoe je een goed gestructureerd verslag van een vergadering kan maken, hoe je hierbij de juiste toonzetting aanneemt en het belang van een geschikte vergaderlocatie.

Het belang van vergadernotulen

De notulen zijn een belangrijk naslagwerk voor de deelnemers maar daarnaast kunnen ze de niet aanwezig op de hoogt brengen van alles wat besproken is tijdens een vergadering en/of bijeenkomst.
Het naslagwerk kan gebruikt worden om de discussiepunten of beslissingen en actiepunten vast te leggen, zodat ze op een later tijdstip nog een keer gelezen of geraadpleegd kunnen worden.

Vergadernotulen

Het verslag of de notulen is ook een bewijs van wat er tijdens de vergadering besproken is. Dit kan erg belangrijk zijn als er conflicten, mening verschillen of onduidelijkheden zijn.

De stappen voor een effectief verslag

1: Voorbereiding verslag

Voordat je überhaupt begint met het maken van een verslag is de voorbereiding wel de sleutel tot het succes van een goed verslag. Je zorgt ervoor dat je notitiemateriaal in orde is, de agenda met agendapunten duidelijk zijn en dat je verslagen van voorafgaande bijeenkomsten hebt doorgenomen zodat je je hebt ingelezen.

2: Vastleggen essentiële vergaderinformatie

Als naast het vastleggen van de notulen de overige secretariële werkzaamheden ook aan jou toegewezen zijn dan verstuur je tijdig de vergadergegevens. (datum, tijd, locatie etc.). Wellicht is het goed om ook de actiepunten van de voorgaande vergadering mee te sturen.

3: Tijdens de vergadering

Tijdens de vergadering is het belangrijk om actief te luisteren en op het juiste moment de juiste aantekeningen te maken. Je focust je op de belangrijkste punten en legt bijzaken naast je neer. Soms helpt het om citaten op belangrijke beslissingen te noteren. Schrijf beknopt en neem niet teveel details in je verslag op.

4: Structuur en indeling van het verslag

De inleiding en het doel van het verslag moeten duidelijk zijn. Het helpt enorm als je hierbij een duidelijke structuur volgt:

Je begint met de datum, de tijd en de locatie van de vergadering. Je geeft een lijst van aanwezigen, hierbij vermeld naast de naam hun functies. De agendapunten zijn duidelijk en wellicht in chronologische volgorde, met duidelijke secties en kopjes, waardoor het geheel overzichtelijk en leesbaar is. (en makkelijk scanbaar om als naslagwerk snel je antwoord te kunnen vinden.

Structuur en inleiding

Heldere en beknopte samenvattingen, discussies en besluiten. Vermeld de belangrijkste discussies ( n het kort!) en besluiten. Dit moet beknopt gebeuren waarbij de juiste toonzetting en het taalgebruik heel belangrijk is. Dit is immers de belangrijkste reden waarom er een verslag gemaakt wordt. Je bent neutraal bij het vermelden van de discussies en uitkomsten.

Actiepunten

Je vermeld de actiepunten die uit de vergadering naar voren zijn gekomen en wijst de verantwoordelijkheden toe aan de juiste personen. Vermeld de deadlines wanneer een actiepunt afgevinkt moet zijn.

Volgende vergadering. Als er een volgende vergadering gepland is dan vermeld je deze aan het einde van het verslag. Je verspreid het verslag naar de belanghebbenden.

De rol van de vergaderlocatie

De locatie van de vergadering kan ook een rol spelen bij het maken van een effectief verslag.
Een professionele vergaderlocatie in de juiste omgeving met de juiste hulpmiddelen laat een vergadering soepel verlopen  en helpt bij het maken van nauwkeurige notulen.

Zakelijke vergadertafel Wiendsels

Een externe vergaderlocatie kan zorgen voor rust en ruimte waardoor de deelnemers zich beter kunnen concentreren. Er komt niemand van het bedrijf even binnen wippen voor die ene “belangrijke” vraag, maar die ondertussen wel iedereen uit de concentratie haalt en het gevoel van intimiteit verbreekt.

Een bijzondere vergaderlocatie heeft de juiste hulpmiddelen zoals een groot tv-scherm, een flipover en dergelijke. Deze kunnen helpen bij het verduidelijken van moeilijke vraagstukken of het vastleggen van informatie tijdens de vergadering.

Efficiënte externe locatie

Een externe locatie kan ervoor zorgen dat de vergadering efficiënter verloopt.

Professionele sfeerlocatie

Een goed gekozen sfeerlocatie draagt bij aan de professionele sfeer van de vergadering. De onderwerpen worden net iets serieuzer besproken en er is onderling meer aandacht voor elkaar en elkaars mening.

Wiendsels pixlr bar 5811cb

Conclusie

We kunnen zeggen dat een effectief verslag vraagt om een zorgvuldige voorbereiding, om nauwkeurige aantekeningen en een gestructureerde aanpak.

Je volgt bij het maken van het verslag een duidelijke structuur en je toonzetting is professioneel en neutraal. Ook de vergaderlocatie kan bijdragen aan het succes van de vergadering en het opstellen van het verslag.

Dit effectieve verslag is vervolgens een bron van informatie voor alle deelnemers en iedereen die er eventueel bij betrokken is.

Vergaderlocatie Wiendsels in Ruinerwold

Wellicht ook interessant:
Facebook
LinkedIn
WhatsApp
Op zoek naar een prachtige vergaderlocatie?

Je bent op zoek naar een accommodatie om te vergaderen of een heisessie te houden. En die zijn er genoeg! Maar de meeste locaties zijn steriel, ongezellig, zakelijk en kil. Je zit met z’n allen in een zaal waar, als je mazzel hebt, een schilderijtje hangt en overal die zelfde koekjes bij de koffie geserveerd worden. Voorverpakt…

Hierdoor hebben je collega’s nog steeds het gevoel dat ze in een bedrijfsmatige omgeving zitten waardoor ze niet los komen uit hun vaste denkpatroon. Herken je dit probleem?