Soms is het zelfs verstandig om sommige taken bij de assistent neer te leggen. Het moet wel duidelijk zijn wie in dit geval verantwoordelijk is voor welke taken. De taken die bij een goede voorbereiding horen zijn:
1. Je vergadering voorbereiden begint met de juiste logistiek
Logistiek moet alles goed geregeld zijn, reserveer tijdig de juiste ruimte (intern of extern), zorg eventueel voor schrijfwaren, reserveer de beamer of ander apparatuur waarvan je denkt dat je die moet gebruiken en zorg dat alles werkt voordat de vergadering begint. Daarom is een vergadering voorbereiden erg belangrijk.
Het is fijn bij een langere vergadering om te zorgen dat er koffie, thee en/of water staat en dus moeten er ook kopjes en/of glazen klaarstaan.
2. De deelnemers bepalen
Nodig alleen die mensen uit die met het onderwerp van de vergadering te maken hebben, de juiste kennis en ervaring hebben en daardoor de juiste input kunnen geven. Het doel van de vergadering is belangrijk, misschien moeten er externe adviseurs ingehuurd worden?
3. Een agenda vaststellen
Het is goed om de agenda pas vast te stellen nadat hier contact over geweest is met alle deelnemers. Zo wordt er niets vergeten en kan er een logische opbouw van de agenda gemaakt worden, zodat er naar het uiteindelijke doel van de vergadering toegewerkt worden.
Bereid een goede actielijst voor
Een duidelijke actielijst is onmisbaar bij een vergadering. Een actielijst wordt altijd apart, los van de notulen gemaakt. Immers als een actielijst toegevoegd wordt aan het verslag van de vergaderingen dan is na meerdere vergaderingen het niet meer echt duidelijk welke acties afgewerkt zijn en welke nog open staan.
- Maak voor iedere actie een code aan en refereer hieraan in het onderwerp van een mailtje
- Maak een kolom voor extra informatie. Soms is een actiepunt niet gelijk afgewerkt en kan een update in de kolom bijgeschreven worden
- Beschrijf de actie kort en bondig
- Wie is verantwoordelijk voor het actiepunt
- Bij wie ligt de actie
Controleer de actielijst
Bij de vorige vergadering zijn er actiepunten genoteerd die, voordat deze vergadering begint, gecontroleerd moeten worden. De oude actiepunten moeten afgewerkt zijn zodat de nieuwe actiepunten het uiteindelijke doel van de vergadering een stap dichterbij brengt.
4. Het tijdstip van de vergadering bepalen
De meeste werkoverleggen/ vergadering voorbereiden op de maandagen gepland omdat dan de meeste collega’s “in the house” zijn, maar misschien is het wel goed om de week af te sluiten met een werkoverleg. Het bepalen van het juiste tijdstip is belangrijk voor het slagen van de vergadering.
5. De uitnodiging rondsturen
Het is goed om de uitnodiging op tijd rond te sturen en de bijbehorende documenten moeten daarbij niet vergeten worden. Zo kunnen de deelnemers zich goed voorbereiden.
6. Input vragen van je collega’s
Doe nog een rondje bij de deelnemers om hen, n.a.v. het ontvangen van de uitnodiging, om te vragen of er nog extra inpunt verwacht kan worden. Op deze manier zijn de deelnemers verplicht de agenda alvast door te nemen en ben je er dus van verzekerd dat iedereen goed voorbereid aan de vergadering begint.
