Wat zijn vergadertechnieken/methodes? Er zijn vijf vergadertechnieken waarin de vaste pijlers van een vergadering nogal verschillen.
Deze pijlers ( vergadering voorbereiden, notuleren, afwisseling in de vergadering, moment van vragen stellen) zijn dus afhankelijk van welke vergadertechniek toegepast wordt. Uiteraard is het mogelijk om één of meerdere technieken tijdens één vergadering toe te passen. Er zijn vijf vergadertechnieken/methodes:
1: Brainstorm methode
Deze techniek wordt niet altijd herkend als een vergadertechniek maar is het wel degelijk. Brainstormen heeft namelijk als doel om heel veel nieuwe inzichten en ideeën over een bepaald vraagstuk of onderwerp, heel snel, te genereren.
Bij het brainstormen is het belangrijk dat er veel ideeën door de deelnemers gegeven worden. Dit kan bewerkstelligd worden door een veilige omgeving te creëren waardoor de deelnemers geen angst hebben om hun gedachten uit te spreken. Omdat “omdenken” of out of the box denken veel nieuwe inzichten kan geven, maar soms wel eng zijn om uit te spreken, is het goed als er gewacht wordt met kritiek geven.
Ook de juiste ruimte en een huiselijke sfeer zijn belangrijke punten om op te letten. Rust en ruimte bevordert de creativiteit en ook onnodige stoorzenders, zoals bijvoorbeeld andere collega’s of gasten, mogen het liefst geen toegang hebben tot de brainstormsessie. Idealiter kan er zowel binnen als buiten gebrainstormd kan worden. Groepshoeve Wiendsels, landelijk gelegen, ruim en rustig is een perfecte brainstormlocatie.
2: Mindmap methode
De mindmap methode is een techniek voor het structuren van de inhoud van een vergadering. Door het visuele karakter van deze methode krijgen de deelnemers snel inzicht in het onderwerp. Op een bepaald moment tijdens de vergadering zullen er onderlinge, niet altijd duidelijke, verbindingen in de hoofden van de deelnemers aanwezig zijn. Door deze verbinding te visualiseren, middels een afbeelding/schema op een white-board of een flip-over, kunnen de deelnemers het grote geheel zien maar daarbij worden de subthema’s ook heel duidelijk in beeld gebracht.
Het thema zet je hierbij in het midden van het schema. De subthema’s verwerk je als wolken en cirkels rond het thema. Door gebruik te maken van pijlen en slingers verbind je de het thema met de subthema’s. Niet alleen wordt hierdoor het grote geheel duidelijker, maar de deelnemers zullen ook sneller met andere ideeën komen doordat het beeld in hun hoofd een stuk duidelijker wordt.
3: De 6-3-5 methode
Deze methode is een vorm van brainstormen. Bij deze methode is het doel om snel, veel ideeën te genereren waar de deelnemers anders misschien niet aan gedacht zouden hebben. Anders dan bij een “gewone” brainstorm methode worden hier niet in korte tijd verbaal ideeën op tafel gegooid. De 6-5-3 methode is een geleide brain writing vorm.
Het idee is om een team van 6 deelnemers (kan overigens ook met meer of minder personen) samen te stellen. Alle deelnemers vullen binnen een bepaalde korte tijd (bijvoorbeeld zes minuten) drie oplossingen in, op een formulier.
Na zes minuten wordt het formulier doorgegeven aan een andere deelnemer. Iedereen leest het formulier van zijn teamgenoot (zonder hier iets over te zeggen) en vult dan vervolgens het formulier verder aan met (hopelijk) 3 nieuwe oplossingen. De formulieren worden doorgeschoven tot de deelnemer zijn of haar eigen formulier weer in bezit heeft.
Deze methode werkt vooral bij ontwerpteams omdat er ideeën gegenereerd worden waar men anders niet opgekomen zou zijn. Door het lezen van andermans ideeën wordt je naar een richting geduwd waar je anders misschien nooit gekomen zou zijn.
4: Delphi methode
Bij de Delphi methode zijn de deelnemers anoniem. Zij vullen een zorgvuldig samengestelde vragenlijst in waarna aan een ieder van hen deze vragenlijst getoond wordt en zij kunnen vervolgens hier feedback opgeven. De lijst wordt door de deelnemers (allen deskundig) anoniem ingevuld en op deze manier kunnen alle deelnemers kennis nemen van alle verschillende inzichten.
Doordat er terugkoppeling plaatsvindt wordt alle informatie die inmiddels verzameld is, vastgelegd en weer gecommuniceerd met de deelnemers. Op deze manier worden alle deelnemers opnieuw geïnformeerd met nieuwe informatie, waarna zij dit kunnen verwerken en waarop weer feedback gegeven kan worden.
Het aantal deelnemers is bij de Delphi methode onbelangrijk maar doordat er bij elke nieuwe ronde nieuwe ideeën en inzichten getoond worden, kan er op die manier een consensus bereikt worden. Het grote verschil met brainstormen is dat er bij deze methode geen direct contact is tussen de deelnemers, sterker nog: meestal weet men niet wie de andere deelnemers zijn.
5: Een goede voorbereiding van een vergadering
Bij het voorbereiden van de vergadering en de juiste methode komt ook het bepalen van de vergaderlocatie om de hoek kijken. Want met name bij een brainstormsessie of bij het volgen van de 6-3-5 methode is rust, ruimte, huiselijke sfeer, binnen maar ook de mogelijkheid om naar buiten te gaan een belangrijk onderdeel voor het slagen van de gekozen methode.
Bij de reservering van een ruimte binnen een bedrijf moet altijd bedacht worden dat de andere collega’s nog steeds dichtbij zijn. De drempel om even de vergadering te storen is vaak niet zo hoog, maar ook kan alleen het gevoel van de nabijheid van collega’s al remmend werken op de creativiteit en spontaniteit die zo belangrijk zijn bij brainstormsessies. Overweeg daarom echt eerst of het niet beter is om een externe vergaderlocatie te huren. Groepshoeve Wiendsels is zo’n externe vergaderlocatie die landelijk gelegen is en daardoor de rust en ruimte geeft de gekozen vergadermethode naar een hoger plan kan trekken.
Afsluiting
Als het goed is, is het nu duidelijk welke verschillende vergadertechnieken er zijn om effectiever te vergaderen. Hieronder staan ze nog even op een rijtje.
- Brainstormen
- Mindmap
- 6-3-5 methode
- Delphi methode
- Voorbereiden
Buitenshuis vergaderen kan ontzettend goed helpen voor een goede vergadering. Zo ziet je niet weer in dezelfde omgeving en kan je nieuwe frisse ideeën krijgen. Vergaderen kan
